Téma efektivity výkonu veřejné správy bylo, je a bude stále aktuální. Tak jak vznikají příležitosti pro financování informačních projektů z veřejných zdrojů, tak vzniká řada projektů, které mají ve svých cílech mnoho libozvučných okřídlených klišé jako například:
“Služby na geoportálu umožní uživateli vyhledávat, prohlížet, stahovat a transformovat data. Dále bude na geoportálu zřízena služba elektronického obchodu pro placení úhrad za poskytnutí dat, pokud budou zpoplatněna.”
“Projekt nabídne služby: Přístup k dopravním (geo)datům; Nástroje mapové kompozice k vytváření nových pohledů na data o dopravě; Pokročilé vizualizace dopravních dat skrze webové rozhraní” Zdroj: Webové stránky projektu OneTransportNet.
Jenže takový projekt se pak těžko řídí a ještě hůř obhajuje a hodnotí. Jeden příklad za všechny:
“Splnil projekt DMVS ÚAP Vaše očekávání? Hodnotí se známkou: 1 – 5 podle pocitu dotázaného.” Zdroj: Webové stránky projektu Digitální mapa veřejné správy.
Přijde vám tento druh hodnocení jako dostatečně validní ukazatel úspěšnosti projektu?
A jak to bývá s udržitelností takových aplikací? Ta je také dosti problematická. Většinou vše končí větou:
“Projekt je spolufinancovaný Evropskou unií realizovaný od dd.mm.yyy do dd.mm.yyyy pod číslem 123456.”
Není možné se tedy divit těm, kteří se neustále trefují do efektivity práce na úřadech a smysluplnosti vynaložených veřejných finančních prostředků do IT. Aktuálně je na výsluní téma Smart Cities a mám pocit, že jde o situaci, kdy je potřeba zavést změnu do projektového řízení, pokud to s udržitelností a praktičností politici a zainteresovaní dodavatelé myslí vážně.
Jenže ono je to celé ještě o něco složitější. Tito stěžovatelé si často neuvědomují, že pojem “efektivita” má hold jiný význam v korporátním prostředí a jiný ve veřejném sektoru. To ovšem neznamená, že bychom se měli spokojit s tím, že veřejná správa bude ze své podstaty neefektivní. Nemusí tomu tak být. Řešení spočívá ve dvou momentech.
První moment: přijmout rozdílnost prostředí, kde projekt vzniká
Je zřejmé, že ty nejefektivnější lidi najdeme v soukromém sektoru, protože oni díky tomu dokáží přežít v tržní džungli. Umí riskovat, chránit si svůj prostor, rozhodovat se a nevyhýbat se přímé zodpovědnosti za to, co dělají. Neschází jim sebereflexe, jsou myšlenkově pružní a umí reagovat na situaci na trhu.
Ale! S jejich rozhodnutími nutně přicházejí i změny – v rozpočtu, v počtech zaměstnanců, v procesech, v orientaci na tržní segmenty, v přemístění výroby atd. Jde zkrátka o důsledky té skvělé možnosti (spíše potřeby) být skutečně efektivní.
Umíme si představit úřad, kde se neustále mění typy formulářů, čísla účtů pro platební styk, úřední hodiny nebo kompetence odborů? Nejspíš ne. Od veřejných služeb očekáváme spíše stabilitu a jistotu. Jenže tato stabilita jaksi nedává prostor inovacím, potažmo efektivitě dohnané k dokonalosti. A v neposlední řadě to všechno něco stojí. Už toto uvědomění nás může zbavit nutkavého vzteku, že jako osoby platící daně financujeme tak “neefektivní” moloch zvaný veřejná správa se vší (geo)informační parádou.
Na druhou stranu je tu něco, co je běžné v soukromém sektoru, co se používá k měření výkonnosti a slouží managerům v dosahování cílů a co může inspirovat vedoucí projektů na úřadech. Říká se tomu KPI. Z osobní zkušenosti vím, že se tento nástroj ve veřejné správě nebo v akademickém prostředí nepoužívá. Pokud se pletu, umí to dobře skrývat.
Druhý moment: nastavení KPI
KPI (Key Performance Indicators) je zkrátka jasně definovaný a měřitelný cíl, kterého chceme dosáhnout v rámci třeba geoinformačního projektu. Příkladem může být: „Mapová služba poskytující informace o intenzitě dopravy v našem městě bude mít minimálně 10.000 odběratelů do jednoho roku od spuštění.“
Takových cílů se doporučuje, v rámci přípravy, stanovit maximálně 5. Je to náročná činnost vyžadující jisté zkušenosti s projekty podobného typu a sama o sobě eliminuje vznik projektů pro projekt. Je nesmírně důležité, aby KPI pokryly reálné potřeby uživatelů. Ptejte se: „Je služba poskytující informace o intenzitě dopravy jedinečná, potřebná a užitečná pro řidiče v našem městě?“
Jednoznačnost a měřitelnost KPI jsou skvělé vlastnosti, které pomohou vedoucímu projektu definovat smysluplné cíle a projekt řídit. KPI nikdy nestojí samy o sobě, ale jsou součástí ucelené strategie projektu, jsou jeho vizí a mají kontrolovat naplnění strategických cílů.
Díky nim odpadnou palčivé problémy na realizační úrovni, na které jsou zaměstnanci pod tlakem. Příkladem těchto problémů mohou být chybná nastavení projektu:
- nekončící brainstormingy ve snaze najít ten správný smysl projektu
- občasná neschopnost předat dodavateli srozumitelná zadání
- tendence vyvíjet agilně, ačkoliv k tomu zadavatel nemá potřebné možnosti
- nemožnost monitorovat dosažení milníků projektu a reagovat na vzniklé problémy
- složité určení priorit úkolů
- nesnadná obhajoba rozpočtu projektu pro jeho udržitelnost
- spoléhání se na pocity místo na racionální argumenty
A právě díky KPIs je snadné na konci projektu racionálně a srozumitelně vyhodnotit jeho úspěšnost, bezpečně identifikovat problematická místa a těm věnovat extra úsilí. Je tak možné ukončit nefunkční aplikace a podporovat ty potřebné.
Pokud tedy ve veřejném sektoru vznikají penězovody (Smart Cities atd.), které logicky vnímáme jako příležitost, pojďme do svých projektů zapojit nástroje typu KPI a zvýšit tak relevantní efektivitu výkonu státní a veřejné správy. To není nic proti ničemu.
S nastavením strategie geoinformačních projektů a KPI vám rád osobně pomohu.
Mgr. Milan Jindáček t | +420 774 152 093